依據內部審計協會職業準則公報第一號則將內部控制定義為「系一種管理過程,用以合理達成資訊之可靠性與完整性,政策、計畫、程式、法令及規章之遵循,資產之保全,資源之經濟及有效使用,營運或專案計畫目標之達成。 」為了讓大家更容易理解,將內部控制分為五大要素,包含:
- 控制環境:身處的事件環境與背景為何。 建立起清楚場域有助於理解內稽內控的影響範圍。 用在PCO,也就是合同承諾給客戶的條件與成果。
- 風險評估:若依據我們預計目標與發展,想獲得的成果為何? 相對之下,哪些因數會影響到目標達成。 將這些因數列出進行初步評估。 用在PCO,則是若要達成目標,我們將會需要知道有那些風險會讓我們無法完成給客戶的承諾與成果,如每月要去服務兩次,但我人手不足或排班遺漏將會導致這項承諾無法達成。
- 控制作業:成果要完成需要執行作業與流程。 切成不同步驟,便可以從中check與衡量。 近一步達成控制的初期目的。 用在PCO,根據風險產生控制作業,如有人手不足的風險,則加入出發前該做的事情、到達現場后該執行的防治手法與記錄與事後每月的防治報告與改善建議等流程,而這些流程是否有前後搭配與可被檢查的設計,以降低風險產生。
- 資訊與溝通:公司營運勢必牽涉到不同組織、部門,並且落實到「人」身上。 而這些都會與資訊溝通密切相關。 很多時候問題的發生在於信息傳遞的落差與誤解。 避免這樣的溝通障礙,可大幅提升營運績效。 這是內稽內控的重要環節! 用在PCO,對內物料藥品的領取與管理所填寫的單據,對外甲方的事先約定事後報告等溝通,能否有紙面或系統的記錄,有效率的信息與溝通最關鍵的就是數位化。
- 監督:一定要定期檢核。 才能讓相關同仁感到重視。 否則,流於形式的規定只會讓人忽略。 身為經營者、管理者勢必要擔負起監督之責。 用在PCO,監督不應該是順道或者自我監督的模式進行,監督必須是專人專責定期去複查,已確認上述四點有落實執行,這樣才能獲取客戶口碑與自我提升。
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